8 claves para mejorar la comunicación en el entorno profesional

La RAE define la palabra comunicar como “hacer a una persona partícipe de lo que se tiene”, “descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo”, “conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito” o “transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor”. No es una palabra que guarde grandes secretos para nadie, todas las personas seríamos capaces de poder dar con esta definición. Pero no todas las personas son capaces de comunicar correctamente lo que piensan o lo que quieren transmitir.

Hay quien confunde la buena comunicación con la buena expresión. Es importante expresarse con las palabras adecuadas, sí, pero no es esta la clave. La comunicación se basa en que el receptor comprenda lo que buscas expresar, y es ahí donde radica la importancia de la buena comunicación: tiene que entenderse.

En el caso de los profesionales es importante disponer de las capacidades para presentar, cautivar y convencer con el discurso. Trabajar y reforzar las habilidades comunicativas es importante para los profesionales. La diferencia entre un profesional que comunica bien y uno que no es enorme, especialmente en el entorno de trabajo donde la comunicación (sea del tipo que sea) está siendo más y mejor valorado.

Claves para una buena comunicación

La buena comunicación se basa en una combinación de diferentes factores que permiten que el mensaje llegue mejor al destinatario. La adecuación de las formas, el mensaje, las palabras utilizadas o los gestos que hagamos son importantes para elaborar el todo que es la comunicación.

Hay ocho aspectos que debes tener en cuenta a la hora de comunicar son:

1.- Escucha

Aunque parezca mentira, la comunicación empieza por estar en silencio y escuchar lo que la audiencia a la que te diriges demanda. Escuchar implica aprender, interiorizar datos, ideas y temas que incorporar a tu discurso. Mediante la escucha incorporarás información útil que te servirá para construir un mensaje más rico y adaptado a tu interlocutor, lo que deriva en mayores posibilidades de alcanzar los objetivos planteados.

2.- Centrarte en un tema

Un problema habitual a la hora de comunicar es la dispersión del discurso. Cuando quieres alcanzar un objetivo concreto tienes que centrar lo que vas a decir en un único tema. Esto te ayudará a no diluir el peso de lo que dices, focalizando al receptor en el tema central y ayudándote a alcanzar el objetivo de forma más ágil.

3.- Palabras clave

¿Te has fijado en los discursos de los políticos? Si lo has hecho te habrás dado cuenta de que tienen una serie de palabras que recalcan. Estas palabras las repiten hasta la saciedad, con el objetivo de que la persona que está al otro lado de la televisión pueda quedarse con su mensaje. El discurso puede durar muchos minutos, pero si las palabras se repiten como un mantra a lo largo del tiempo quedarán grabadas en la memoria del receptor. Si al finalizar el discurso, el interlocutor, es capaz de recordar esas dos o tres palabras que has ido repitiendo, la comunicación habrá surtido efecto.

4.- Planifica

Este punto no es posible hacerlo en todas las situaciones, pero en aquellas que te permitan disponer de un tiempo de preparación, haz uso de él para planificar bien tu comunicación. No es necesario que te escribas el discurso para luego leerlo ante tu público. A veces la planificación pueden ser unas ideas o pautas sobre qué hacer, cómo decir y de qué manera expresar las cosas. Saber cómo vas a empezar y cómo vas a terminar, en qué orden expondrás los puntos importantes, qué palabras utilizarás, etc. Te darás cuenta de que esta planificación será menos necesaria a medida que interiorices el proceso de comunicar y conozcas tus limitaciones. Pero si estás empezando, es la primera vez que hablas en público, es importante que lo hagas con una base a la que agarrarte.

5.- Lenguaje corporal

Decimos tanto con lo que expresamos por vía oral o escrita como por medio de nuestra gestualidad. El lenguaje corporal, es decir, lo que decimos con nuestro movimiento, los gestos o las miradas, es un elemento comunicativo difícil de controlar. Aunque no seamos conscientes tenemos interiorizadas una serie de claves y códigos que nos permiten interpretar lo que vemos. Esta serie de gestos y movimientos nos están transmitiendo información extra a lo que vemos y oímos. Mediante el lenguaje corporal podemos saber si la persona que tenemos delante está nerviosa o si es segura, si está enfadada o está feliz, incluso, si nos dice la verdad o está mintiendo. Gestos tan sencillos, y aparentemente tan inocentes, como mirar al suelo, tocarnos la nariz o mover mucho las manos pueden jugar un rol importante a la hora de convencer on nuestro mensaje.

6.- El tiempo

Medir los tiempos es tan complicado como importante. Tenemos interiorizada la idea de que más es mejor, y esto no es del todo cierto. Un problema habitual es extendernos demasiado en el tiempo. La capacidad de prestar atención a un tema es limitada, y va a menos por efecto de la inmediatez de las redes sociales. El ritmo es, por tanto, algo a tener en cuenta para hacer que tu discurso sea atractivo. Tienes que ser capaz de sintetizar el mensaje, no correr y tampoco ir demasiado lento, y no caer en repeticiones constantes o en divagaciones, ralentizarán el discurso y favorecerán la pérdida de atención.

7.- Prepárate para lo inesperado, adáptate

Sabes cómo vas a llegar al momento de hacer una presentación o de exponer en público, pero no sabes lo que te vas a encontrar durante la presentación. La reacción de la gente, los contratiempos que puedan ocurrir, los fallos técnicos… son factores que no puedes controlar, no están en tu mano. Prepararte para adaptar lo que vas a decir para hacerlo más interesante para el público es crucial. Tienes que ser capaz de poder renunciar en el mismo momento a parte del discurso, a cambiarlo o a contarlo de una manera distinta. La audiencia te pedirá que lleves tu exposición en una u otra dirección, escucha, adáptate y conseguirás tu meta.

8.- Principio y final

Una buena introducción te permitirá captar la atención del interlocutor a la primera. Una anécdota, una imagen, un sonido… un recurso que te permita que el interlocutor se centre en ti. Si dispones de la atención desde el principio puedes utilizarla a tu favor para colocar tu mensaje lo antes posible. Y no olvides el cierre. Tan importante es empezar como finalizar en alto. ¿Te ha pasado que te acuerdas solo del inicio y del final de una película, pero te acuerdas? Esto es lo mismo, el principio y el final marcarán las opciones de que los oyentes recuerden tu discurso.

Comunicar bien nos hace mejores profesionales

Comunicar delante de otras personas y hacerlo bien es una habilidad que cada vez se valora más dentro de las organizaciones. Y no solo es valorado por la dirección, también es algo que los empleados tienen en cuenta. Según el estudio uSamp Research para RingCentral, el 97% de los trabajadores cree que la comunicación afecta a la eficacia de sus tareas en el día a día.

Es por este motivo que Cámarabilbao Professional Development lanza el curso “Presenta, cautiva y convence”, una formación de 16 horas que te preparará para que puedas ser capaz de comunicarte de forma eficaz dentro de la organización. Con este curso te familiarizarás con las técnicas de oratoria profesional, al tiempo que descubres y experimentas con técnicas y recursos prácticos que te ayudarán a alcanzar tus objetivos. Con “Presenta, cautiva y convence” podrás persuadir más y mejor, aumentar tu confianza o destacar dentro de tu entorno profesional.